Nómina

NÓMINA

Es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, década, quincena o mes
Listado general de los trabajadores de una institución, en el cual se asientan las percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las mismas; la nómina es utilizada para efectuar los pagos periódicos (semanales, quincenales o mensuales) a los trabajadores por concepto de sueldos y salarios.


CONTENIDO DE LA NÓMINA

VALOR DEVENGADO
Está constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador, teniendo en cuenta la legislación, y está formado por los distintos conceptos que constituyen salario.

1. Salario: constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobres sueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.

1.1 Salario mínimo legal: “es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material, moral y cultural”.

1.2 Salario básico: “es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la liquidación del trabajo nocturno, trabajo en dominicales, festivos y trabajo extra en días ordinarios, dominicales y festivos.

1.3 Salario integral: es aquel que además de retribuir el trabajo ordinario, compensa de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios que por virtud legal o convencional correspondan al trabajador, tales como recargos de trabajo nocturno y extras, primas legales y extralegales, auxilio de cesantías, intereses sobre cesantías y demás con excepciones de las vacaciones. El trabajo integral se puede pactar para salarios superiores a 10 salarios mínimos legales mensuales más el factor prestaciones correspondientes a la empresa, el cual no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía. Igualmente debe estipularse por escrito la condición de salario integral, de lo contrario no se considera integral sino común con las respectivas consecuencias prestacionales.

2. Comisiones: usualmente, el empleador contrata vendedores con un salario básico y un porcentaje sobre ventas que se denomina comisión; el total devengado por estos trabajadores en ningún caso puede ser inferior al salario mínimo legal.

Comisión =valor ventas x porcentaje sobre ventas

3. Auxilio de transporte: todo trabajador que devengue mensualmente hasta dos salarios mínimos, tiene derecho a recibir, además de su salario, un valor adicional por concepto de auxilio de transporte; la cuantía la determina la legislación vigente.

Remuneración trabajo ordinario y suplementario.

JORNADA ORDINARIA
La jornada ordinaria de trabajo es la que convenga las partes, o a falta de convenio, la máxima legal (Art. 158 C.S.T.)

JORNADA MAXIMA
La duración máxima legal de la jornada de trabajo es de 8 horas al día y 48 a la semana, salvo las excepciones plasmadas en el Art 161 del C.S.T. la jornada de trabajo del menor entre 12 y 14 años, 4 horas diarias y 24 semanales; entre 14 y 16 años, 6 horas diarias y 36 semanales.


TRABAJO DIURNO Y NOCTURNO
El trabajo diurno está comprendido entre las 6am y las 10 pm; el trabajo nocturno está comprendido entre las 10pm y las 6am. (Art. 160 C.S.T.).
El trabajo nocturno por el solo hecho de ser nocturno se remunera con un recargo del 35% (Art. 168 C.S.T.).

DESCANSO EL DIA SABADO
Para el descanso el día sábado pueden repartirse las 48 horas semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por 2 horas, por acuerdo entre las partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sábado (Art. 164 C.S.T.).

TRABAJO EXTRA
Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede la jornada máxima legal (Art. 159 C.S.T.).

LIMITE TRABAJO EXTRA
En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder de 2 horas diarias y 12 semanales, cuando la jornada de trabajo se amplié de acuerdo entre empleadores y trabajadores a 10 (Art. 22 ley 50/1990).

RECARGOS POR TRABAJO NOCTURNO, SUPLEMENTARIO Y DESCANSOS REMUNERADOS

CLASE DE TRABAJO %RECARGO FACTOR FORMULA
Extra diurna ordinaria 25 1.25 Valor hora ordinaria x
1.25 x No. horas
Extra nocturno ordinaria 75 1.75 Valor hora ordinaria x
1.75 x No. horas
Dominical y festivo 75 1.75 Valor hora ordinaria x
1.75 x No. horas
Dominical y festivo nocturno 110 2.10 Valor hora ordinaria x
2.10 x No. Horas
Extra diurno festivo 100 2.00 Valor hora ordinaria x
2.00 x No. Horas
Extra nocturno festivo 150 2.50 Valor hora ordinaria x
2.50 x No. Horas
Recargo nocturno 35 0.35 Valor hora ordinaria x
0.35 x No. horas

DEDUCCIONES

Legalmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los trabajadores para salud (EPS), pensiones (fondo de pensiones), retención en la fuente y embargos judiciales. Además previa autorización escrita del trabajador puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos de empleados y cooperativas, préstamos bancarios por libranza y otros.

Deducciones de nómina

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.
Estos conceptos se calculan en la respectiva Liquidación de la nómina.
Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:

Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).

Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (15.5%) [16% para el 2008], la empresa aporta el 75% (11.625%) [12% para el 2008] y el trabajador aporta el restante 25% (3.875%) [4% para el 2008]. Como el trabajador debe aportar un 3.875% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.
Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado.

Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.
Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.
Una vez hecho el cálculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva Contabilización de la nómina.

APROPIACIONES
Las apropiaciones de nómina, a diferencia de las deducciones de nómina, en su totalidad están a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto.
Las apropiaciones de nómina están conformadas por los siguientes conceptos, que son determinados en la Liquidación de la nómina:
Seguridad social.

Salud: La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.

Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 15.5% [16% para el 2008] del salario base cotización. El empleado aporta el 3.875% [4% para el 2008] y la empresa aporta el 11.625% [12% para el 2008], valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado.

Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

Aportes parafiscales.

Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotización por éste concepto.
Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F.
Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA.
Prestaciones sociales.

Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales.
Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones.
Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador.

Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente, por lo que se debe apropiar o provisionar ese porcentaje mensualmente o quincenalmente, según sea le periodo de la liquidación.
Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la Contabilización de la nómina.
Los conceptos aquí contemplados, se pueden calcular tanto mensualmente como quincenalmente, según sea el periodo de liquidación que cada empresa haya adoptado.